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Outil de pointage et planning — Banque Alimentaire de Lannion (BA22)
👤 Bénévoles
Liste et fiches de tous les bénévoles et salariés, actifs ou non.
Statuts possibles
- Actif — participe normalement, apparaît sur le kiosque et dans le planning
- Longue absence — mis de côté temporairement (n'apparaît plus dans le planning, mais reste dans la liste)
- Inactif — parti de l'association. Renseigner une date de départ déclenche l'anonymisation automatique de ses données identifiantes au 1ᵉʳ mars suivant (le temps de préparer le CERFA)
Changer le statut d'un bénévole en "Longue absence" ou "Inactif" le retire automatiquement du planning, sur toutes les semaines à venir.
Champ Note
Un pense-bête libre sur chaque fiche (ex. "Frais le lundi, Tri le mercredi"). Dès qu'une personne avec une note apparaît dans le planning, un petit repère 📝 s'affiche directement sur sa case (et dans le menu déroulant au moment de l'éditer) — survole-le pour lire le texte complet en info-bulle, sans avoir besoin de cliquer.
Pointage à distance
Une case à cocher permet à un bénévole (ex. relation publique) de pointer son arrivée/départ depuis son propre espace personnel, sans avoir besoin d'être physiquement à la BA. Ça ne l'empêche pas de pointer normalement sur le kiosque s'il vient aussi sur place.
📅 Congés / Absences
Déclarer une absence retire automatiquement la personne du planning pour les dates concernées (si le planning était déjà enregistré).
Annuler une absence ne remet pas automatiquement la personne dans le planning — c'est volontaire, pour éviter de deviner qui réaffecter à sa place. Il faut la réaffecter manuellement.
Les absences déjà terminées disparaissent automatiquement de la liste (rien à supprimer soi-même).
🗓️ Planning
Générer et enregistrer
- Choisis une date de la semaine visée, une proposition se calcule automatiquement (basée sur les jours habituels et postes qualifiés de chacun)
- "Enregistrer ce planning" valide définitivement la semaine — sans ça, ce n'est qu'une proposition, et elle disparaît si tu changes de semaine
Éditer une case
Clique sur n'importe quelle case pour changer qui y est affecté — n'importe quel bénévole actif peut être choisi, pas seulement ceux qualifiés sur ce poste (utile pour un renfort exceptionnel). Le menu regroupe d'abord les qualifiés, puis les autres en dessous.
Si la personne choisie est déjà affectée sur un autre poste ce même jour, une confirmation te propose de la basculer proprement plutôt que de la dupliquer.
Cas particuliers
- 🚚 Saint-Brieuc — case à cocher sur les chauffeurs qui livrent occasionnellement là-bas
- 👤 Accompagnant — pour un chauffeur qui accompagne sans conduire
- Lavage des camions — ligne tout en bas du tableau Chauffeur, simple clic pour cocher/décocher le jour de lavage (aucune personne précise à choisir)
- Salariés multi-postes — un salarié peut apparaître sur plusieurs postes le même jour (ex. "Salarié" et "Préparation"), contrairement aux bénévoles ordinaires limités à un seul poste par jour. Un badge 🔀 signale ce cumul
Envoyer par email
- Envoyer — envoie le planning complet (tous postes) à tous les bénévoles/salariés actifs, quel que soit le filtre "Afficher" à l'écran
- Un message optionnel peut être ajouté en haut de l'email (ex. un rappel)
- Envoyer un message seul (en bas de l'onglet) — envoie un message sans aucun planning, utile pour une communication ponctuelle
- Le champ "Email de test" permet de s'envoyer l'email à soi-même avant l'envoi réel
⚙️ Paramètres
Taux de valorisation
Les montants (€/heure selon la fonction, €/km) utilisés pour calculer les bilans — à mettre à jour chaque année si le SMIC change.
Seuils d'alerte par poste
Pour chaque poste : un Max éditable (nombre de lignes affichées dans le planning) et un Seuil d'alerte — si un poste tombe à ce seuil (ou moins) suite à un désistement après validation du planning, un email est automatiquement envoyé aux bénévoles qualifiés sur ce poste pour demander de l'aide. Laisser le seuil vide désactive l'alerte pour ce poste.
📊 Bilans
Calcule pour chaque bénévole, sur une année choisie : jours de présence, heures valorisées, kilomètres et indemnité correspondante. Sert de base au CERFA de fin d'année.
📱 Espace personnel des bénévoles
Accessible sur pointage.esl22.fr/absence.html, via un lien reçu par email (pas de mot de passe). Chaque bénévole peut y consulter son planning (semaine courante et suivante) et celui de son équipe, et déclarer/annuler ses absences en autonomie.
🔒 Sécurité
- Le mot de passe du kiosque protège juste l'accès à l'écran de pointage (comme un mot de passe WiFi) — à ne pas confondre avec la connexion admin, bien plus solide (email + mot de passe)
- Accès direct à l'espace admin, sans passer par le kiosque :
pointage.esl22.fr/#admin
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